文件管理妙招 生成期文件管理
http://www.cnoffice.net/ 中国写字楼中心 2007-08-27 11:00:25 |
1、根据文件的流程进行归档：生成期的文件，处于制作、接收、处理与发出的过程中，需要检阅文件或发给其他部门及外单位。因此，需要建立非文件负责人也能随时找出文件的管理系统。
达到的效果：
（1）分出前后顺序，易于把握个人所做的工作
（2）责任人不在，其他人也能找到
（3）管理者可以把握部门的整体工作并进行管理
（4）可顺序满足公司内外的需要
2、处理中文件的管理
文件－文件套－杂志匣－文件柜（架）
（1）小（细）分类：按事由用文件夹对文件进行分类；按照一件事一个文件套的原则，每个人准备10－20个文件套；按类别或内容将使用中的文件整理到文件套；可以用文件套的颜色对文件类别进行区分；做到需紧急查询正在使用中的文件时，即使责任人不在也能找到。
（2）中分类：将文件套收集到轻便杂志匣中；把文件套整齐地摆放在轻便杂志匣里并立于桌面上；责任人外出或离职时，务必将轻便杂志匣放到“使用中文件架（柜）”上；文件套的取放简单方便，由于可看到文件夹的标签，还易于检索；用标签机或打字机制作杂志匣的标签，可做到整洁美观并易于分类；每个人都备有“使用中的轻便杂志匣”，并在标签处填入人名。
（3）大分类：将轻便杂志匣放在文件架（柜）里；将部门用的文件架（柜）的部分空间划分出来，作为“使用中的文件架（柜）”，可使部门和每个人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可临时性地存放文件资料；使用开放式文件架，检索、管理都很方便，避免文件私有化。
3、桌面文件的管理
为了方便处理桌面文件，每个人可以在自己的桌面上设置三个文件盒，并用不干胶贴标明“接收”、“处理中”、“处理完”三种文件的使用状态以及自己的名字。这样，既可避免桌面混乱，提高工作效率，又能使上级迅速了解下属的工作状况。即使责任人不在，公司工作也可以顺利开展。 |
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